档案是法院工作的重要环节，体现法院工作的繁重与艰巨，是记录法院的光辉历史的重要载体，是为群众行使法律权利的依据，同时也是法院的重要文献和珍贵资料。在新形势下我们要在充分认识基层人民法院档案工作的特点及存在的问题基础上，把法院档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道，使其更好地为审判工作服务，更好地推动法院各项工作的顺利开展。

一、本院档案管理情况。

东安区人民法院从1984年建院以来，截止到2013年，诉讼档案已达51004册，案件数为35081件，文书档案达2286卷。数量极其庞大，归档任务繁重。档案分为诉讼档案、文书档案、会计档案和声像档案。其中诉讼档案包括刑事、民事、经济、行政、审监、立案、执行和人民法庭的卷宗；文书档案包括综合类、审判业务类、党群类、司法行政类、秘书档案类、财务行政类等8大类；会计档案包括凭证、账簿、报表等；声像包括照片、录像带、录影带。庞大而全面的档案数据，在社会和人文管理上都扮演着重要的角色，发挥着巨大的作用。

二、存在的问题及原因

（一）文书类档案的重视程度不够。例如1984年时，东安法院的工作报告和制度类，均是用手写记录的，随着年代的久远，保存工作的难度加大，而这部分档案却没有扫描，只有近几年的文件进行了扫描，还包括一些党组类文件虽然是打印版，但是也没有扫描；由于大多数法院重视诉讼档案而轻视文书档案，导致了大量的法院的工作、沿革和制度没有记录下来，使得一些珍贵的法院文化建设工作没有保留下来。

（二）档案管理人员流动性大，交接流程不规范。一是档案管理是一个长期、连续性的工作，需要系统性的整理。档案员的待遇和地位一般，归档任务繁重，导致了档案员的流动性很大。二是交接手续不健全，档案归档工作青黄不接。新上任的档案管理员对过去的档案整理没有足够的了解，导致档案管理的效率低下。

（三）档案数量大、归档周期长。随着社会法治的发展和健全，人们维权的意识不断增强，法院的案件数量呈几何级数增长。诉讼档案逐年增多，到2013年，东安区法院诉讼档案已达51004册。而档案员只有一名，任务重，人员少，加大了归档的周期。有些建院时的资料也是很少有人问津，所有的档案只有归档时整理，而定期的归档和维护做的不到位。

（四）信息化时代保密工作的不足。信息化的迅速发展，媒介的传递无孔不入，黑客、病毒、国外特务的威胁无处不在。由于计算机的应用，使档案的保存期限加长了，但是风险也容易存在。很容易通过电脑把许多涉密的档案泄露出去。这就对档案管理员和档案制度的科学建立提出了挑战。对比纸质化的档案，数字化档案的保密难度加大了，对操作规范性和严格性有更高的要求。

（五）档案管理人员素质不高。电子化档案对档案管理人员提出了新的要求。不仅要对档案制度和保管规范了如指掌，还要精通信息化社会下的电脑技术的要求。而现阶段档案管理人员，专业对口的很少，人才匮乏，或只会档案管理，而对计算机一窍不通，对档案管理的保持和保密工作不能胜任。

(六) 档案管理规定落后，缺乏制度化。现在实施的《人民法院档案管理办法》是最高人民法院于1991年制定的，随着社会经济的高速发展，该管理办法与审判工作实际已不相适应，对档案的收集、整理都缺乏相应的制度参照，导致档案的材料漏失现象严重。

三、解决的对策

    1、加强领导，全面提高对档案工作重要性的认识。在全体法官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育。结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作，对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案，轻文书档案的问题，要对文书档案的重要性进行特别的强调。与文书档案接触较多部门，如办公室、政治处等，更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管，清退、移交要完整及时。文秘人员和档案人员要尽心尽责，及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。做到组织上有保证，职责上有分工。

2、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求尽快配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感；保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程，也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。

3、严格公文办理程序是搞好档案工作的基础。严格公文办理程序，加强公文办理各个环节的工作，是搞好档案工作的基础。要严格遵守公文办理程序各个环节的工作，把工作责任落实到人，提高公文办理质量，避免公文的遗失和毁损，使所保存的档案既能全面反映法院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又为档案的保管和利用打下良好的基础，缩短周期，加大服务力度

4、构建档案信息数据库，确保档案信息的保密与安全。目前，多家法院诉讼档案已经基本实现电子档案与纸质档案同步归档，并建立了档案信息库。法院应建立专门的档案信息数据库。首先要加强对计算机信息系统做好防护措施。其次，对每个人做好权限控制并加密，确保保密数据只能被有权限的人使用。第三，将档案数据集中保存在档案专用数据库服务器上,从根本上确保档案信息的安全。

5、加强对档案管理人员的教育和培养。加强对档案人员的培训，尤其是计算机方面的知识，也要对法院的全体人员进行保密意识的培养。培养良好的职业道德情操，特别是档案管理人员要认识到档案工作赖以生存和发展的基础是档案工作发展方向和永恒主题，档案管理的根本目的和落脚点，是功在当代，利在千秋的事，要在思想上，树立强烈的事业心，在实际工作中有时刻的档案意识，从而达到重视档案，有效管理档案的观念。

6、坚持和完善档案利用的相关制度。档案法规定，我国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。档案利用应当坚持档案查阅、复制、摘抄的相关制度，完善审批程序，履行登记签字等手续。档案人员要严格把好档案利用的制度关，遵守国家有关规定，防止给国家安全和利益，以及他人的合法权益带来损害。